Exemple du projet "Espace de vie et efficacité collaborative" d'une PME de la région Rhône Alpes Auvergne
Victor Bouzard - Directeur de la stratégie et du design des espaces tertiaires chez Korus

Objectif du projet :  transformer l’espace de travail comme un espace de vie et repenser l’efficacité collaborative (réaménager 2000 m2 de bureau pour 100 collaborateurs)

1- Partage de la vision
Nous avons commencé le projet par une phase de cadrage avec le commanditaire et son comité de Direction pour formaliser l'intention d'investir (vision, sens du projet, lien avec la stratégie et l'organisation, budget, périmètre, indicateurs de résultat, parties prenantes, …)

2- Diagnostic de l'organisation
Nous avons ensuite audité l'organisation du site pour comprendre la culture de l'entreprise, les synergies existantes et les modalités de fonctionnement du collectif
Cette phase a été complétée par un baromètre projet afin d'avoir une "photo" au démarrage du projet autour des thèmes suivants : le niveau de satisfaction global à date sur le site de travail, sur l'environnement de travail et sur le projet de réaménagement des locaux.

3- Ecoute des collaborateurs
Puis nous avons écouté et accompagné l'ensemble des collaborateurs sur leur souhait en terme de culture d'entreprise et d'environnement travail idéal.
Cette phase permet de placer le curseur sur les questions de flexibilité au travail, de maturité collaborative et de culture organisationnelle.

L'ensemble de ces 3 étapes nous ont permis de proposer au client un MACRO ZONING (attribution de l'espace des services de l'entreprise) adapté aux enjeux et la culture de l'entreprise.

4- Co construction de l'implantation
A partir de ce macro zoning, nous avons rassemblé les 100 collaborateurs sur une journée pour élaborer ensemble leur MICRO ZONING (définition des zones d'implantation par poste nominatif) - voir photo
Chaque équipe / service a proposé dans sa zone (accompagné d'un expert) un scénario d'implantation respectant le cahier des charges du projet (espace de vie et efficacité collaborative).
Chaque équipe s'est retrouvée avec le plan de sa zone, un kit de mobilier à l'échelle, des planches tendances de bureaux, son cahier des charges issu de la phase d'audit.
L'expérience montre que les collaborateurs, stimulés par des experts, sont tout à fait capables de se projeter et d'innover en terme d'environnement de travail. Ils savent parfaitement ce dont ils ont besoin pour travailler efficacement.

En quoi l'approche collaborative apporte de la valeur ajoutée dans cette phase ?

• Gain de temps : fini les 25 versions de plan, le projet a nécessité 4 versions
• Implication des collaborateurs : chaque collaborateur s'est approprié le projet et s'est senti impliqué dans l'élaboration de son environnement de travail
• Accompagnement au changement : l'ensemble des collaborateurs ont partagé le même niveau d'information et ont eu le sentiment d'avoir été associé au projet
• Lancement d'une dynamique projet (projet d'entreprise) : le projet est devenu un vrai projet d’entreprise avec l’enjeu d'élaborer le meilleur outil de travail au service de la performance et du bien-être

La journée de conception collaborative a créé un véritable booster dans le projet et a permis de mobiliser par la suite plus 40% des effectifs du site sur différents ateliers :

• Restauration et corpo working
• Espaces spécifiques (bibliothèque, salle détente, showroom, …)
• Digital et communication
• Recyclage
• Ambiance, style et mobiliers
• Parcours visiteurs et accueil

5- Validation du cahier des charges
Nous avons pu en moins de 3 mois finaliser et valider le CDC de conception (ou programme), un cahier des charges conforme aux attentes du commanditaire et des collaborateurs.

Pour clore ces 5 étapes, nous avons questionné à nouveau les équipes à travers le baromètre projet pour constater objectivement un engagement fort et une attente forte des collaborateurs sur l'envie d'intégrer le nouvel espace de travail.

Victor Bouzard