Une nécessité : rendre vos réunions d’équipe plus dynamiques !

Baisse de concentration, bâillements, clignements d’yeux récurrents, une voix qui se fait lointaine… Non, il n’est pas 23h30 mais 14h30 et la réunion à laquelle vous assistez a débuté depuis 30 minutes. Il s’agit de la 3ème de la journée et vous êtes en charge d’animer la suivante auprès de votre équipe, avec des messages forts à faire passer.

Faisant le constat de votre lassitude, vous avez peur qu’elle devienne communicative à l’ensemble de vos collaborateurs. Il vous faudrait trouver une formule magique ou un outil révolutionnaire pour tenir votre public en éveil et être en rupture avec les codes habituels... Bien sûr, vous avez connaissance de l’existence de nombreuses applications innovantes géniales pour animer les réunions sans pour autant avoir franchi le pas.

Il vous reste cependant une option. Mettre en place un outil de management simple et efficace : le management visuel.

 

Qu’est ce que le management visuel ?

Le management visuel est une méthode développée au début du siècle au Japon. D’abord utilisée dans l’industrie elle est maintenant déployée à l’ensemble des secteurs d’activité pour le management d’équipes.

C’est une méthode collaborative et agile dont les fondements sont l’implication des équipes sur des objectifs simples, tangibles et sur lesquels ils ont un véritable impact. Elle vous permet de partager vos objectifs, de responsabiliser et de fédérer vos équipes, de manière positive, structurée et simple.

Comment :

  En s’appuyant sur un support physique (visuel), c’est-à-dire un grand panneau sur lequel il est possible d’écrire, de coller des post-its, de positionner des cartes, d’effacer, de recommencer

  En réunissant régulièrement votre équipe de manière dynamique sous forme d’un « rituel » autour du support sur un format court (15 min), debout, en veillant à ce que chacun s’exprime.

 

Le management visuel est avant tout une méthode agile… mais il y a quelques règles à respecter

La mise en place de cette approche est exploratoire. On peut néanmoins être certain que chaque équipe aura un support de management visuel unique, qu’elle se l’appropriera et saura le faire évoluer au cours du temps dans une démarche d’amélioration continue.

Quelques règles basiques sont à respecter pour mettre en place votre outil et votre animation autour de celui-ci :

  Présentez l’approche et ses principes à vos collaborateurs

  Définissez les usages du support en amont: à quoi le support doit-il servir ? que veut-on suivre (des indicateurs chiffrés, l’avancée de projets, le traitement d’actions, l’humeur des membres de l’équipe, …) ? quelle forme veut-on lui donner (« artisanale » avec des post-its sur un paperboard, « pro » avec des cartes imprimées aimantées, …) ?

  Co-construisez le support avec votre équipe

  Pour le « rituel » d’animation autour du support : définissez les règles du jeu, assurez-vous que celui-ci soit court (maximum 15 minutes) et régulier (idéalement chaque semaine), que chacun s’exprime et qu’il n’y ait pas de blocages vis-à-vis de l’outil.

  Mettez-vos collaborateurs en situation et responsabilisez-les: stand-up meeting, prise de parole à tour de rôle, chaque semaine un nouveau « speaker », …

  Si vous sentez que quelque chose ne fonctionne pas, alors faites le évoluer. Le management visuel est une méthode agile qui doit s’adapter à son contexte !

 

Comment s’assurer que cela fonctionne ?

Il y aura forcément des craintes et des réticences quant à l’arrivée de ce nouvel outil, alors levez-les et sachez convaincre vos collaborateurs de ce nouveau format en les mettant en action rapidement et en leur laissant les clés du support. Vous obtiendrez des résultats concrets et rapides !

Enfin, n’oubliez pas les retours d’expérience réguliers pour améliorer votre management visuel et l’adapter à votre contexte. Faites des émules, perfectionner votre méthode en échangeant avec vos collègues et voyez fleurir les supports au sein de votre organisation !

 

« Cet outil fait beaucoup parler !!! les collaborateurs des différents services "qui nous rendent visite" sont tous curieux et intéressés par l'outil. Ils cherchent à comprendre sa logique et en général adhèrent immédiatement. Rien que le fait d'installer l'outil suscite de la curiosité et une démarche active au sein de l'équipe. » Bénédicte Lioud – juriste foncier Alliade Habitat

 

Contactez-nous pour tester la méthode :

Nicolas Linossier

nicolas.linossier@cellance.com

06 50 79 38 75